Служебная записка — пример написания

Как написать служебную записку: образец

Служебная записка — пример написания

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Как написать служебную записку: образец

Периодически даже самый опытный работник кадровой службы предприятия может задаться вопросом «Как правильно написать служебную записку?». Что она собой представляет, какие её виды бывают и в каких случаях применяются, а также как писать служебную записку – эти и другие вопросы рассмотрены в статье.

Что такое служебная записка и кто её может писать

Служебная записка – это документ внутреннего делового общения, в котором могут быть отражены самые разнообразные рабочие темы (описание необходимых предметов канцелярии, которые нужно заказать для нормальной работы, просьба о выдаче нужных товарно-материальных ценностей со склада предприятия или же доклад о чрезвычайной ситуации на производстве).

Законодательством не установлено каких-либо ограничений касаемо круга лиц, которые могут ее составлять.

Она может быть написана и подана на рассмотрение как простым рабочим предприятия своему непосредственному руководителю, так и начальником подразделения – вышестоящему руководству.

По результатам рассмотрения служебной записки руководителем предприятия должно приниматься какое-либо решение (о реализации комплекса мер, публикации приказа о проведении служебного расследования и так далее).

Цели служебной записки, ее отличия от других записок

Служебная записка носит информативный характер, содержит описание той или иной проблемы, требующей внимания и принятия решения. Она имеет определенные отличия от докладных, объяснительных и пояснительных записок.

Основное отличие от докладной записки заключается в назначении.

Зачастую, докладная пишется в адрес руководства предприятия или вышестоящей организации, к примеру, о систематическом нарушении трудовой дисциплины конкретным работником или же, проблемах производственной деятельности (с выводами и предложениями по их решению). Иными словами, цель докладной записки – поставить в известность руководство бизнес-субъекта о конкретной ситуации.

Объяснительная записка имеет несколько иное назначение.

Руководство компании может затребовать такой вид документа от работника, чьи действия спровоцировали нарушения в работе компании, либо обусловили иной вред.

Как правило, такие нарушения имеют серьёзный характер и для рассмотрения ситуации по существу руководитель просит отразить провинившегося сотрудника произошедшее в письменной форме.

Как написать служебную записку – образец

В настоящее время оформление служебной записки не ограничивается жёсткими рамками со стороны законодательства, но все же существуют общепринятые правила, которых следует придерживаться при её написании.

Как правило, внутри предприятия образец написания того или иного вида служебной записки находится у работника кадрового делопроизводства, либо в приёмной у секретаря.

Именно им, в первую очередь, следует задать вопрос о том, как пишется служебная записка (с учётом специфики предприятия).

Согласно ГОСТу 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», служебные записки, помимо самого текста, должны иметь следующие элементы:

  1. Получатель служебной записки – должно быть указано конкретное должностное лицо, название структурного подразделения или организации, куда направляется служебная записка.
  2. Наименование вида документа – Служебная записка и т.д.
  3. Заголовок к тексту – в нём указывается краткое описание того, о чём идёт речь в документе, к примеру: «О приобретении канцелярии», «О проведении служебного расследования».
  4. Дата регистрации служебной записки и её регистрационный номер. Написанный документ следует зарегистрировать в приёмной предприятия, у секретаря. После этого составленный документ попадёт во входящую корреспонденцию и окажется на рассмотрении руководства. Кроме того, по данному номеру впоследствии будет легче обратиться к документу, если возникнет такая необходимость.
  5. Дата написания, подпись и должность лица, составившего документ. Данный элемент является подтверждением подлинности намерения работника донести написанное в тексте до управленца. Не подписанной служебной записке, как правило, не присваивается регистрационный номер и, в целом, она воспринимается как проект документа, а не конечный вариант.

Чтобы правильно написать служебную записку, целесообразно учитывать основополагающий принцип – краткость. В составленном документе должна корректно излагаться и восприниматься суть проблемы и пути её решения (без примеси фактов, не относящихся к делу).

На практике форма служебной записки имеет следующий вид:

25.05.2018 г. №15/к                                                Начальнику отдела информационных

                                                                                   технологий ООО «Пересвет»

                                                                                   Малыхиной О.В.

Служебная записка

«О закрытии учётной записи»

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets.html

Служебная записка: пример написания. Как пишется служебная записка: образец

Служебная записка — пример написания
Закон 14 декабря 2017

Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.

Для чего требуется подобный документ?

Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий.

Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла.

Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса.

Специальной формы составления нет у служебной записки. Образец служебной записки будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть.

Цели и типы документа

Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.

Служебные записки делятся на:

  1. Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
  2. Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.

Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме.

Информация

В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования. В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя.

Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника. Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию.

Основания

Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:

  1. Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
  2. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
  3. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
  4. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
  5. Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
  6. Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
  7. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.

Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.

Пример

Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать. К обязательным требованиям по написанию относят:

  1. Важно обозначить адресата. В правом верхнем углу листа пишется Ф. И. О, должность того, для кого оформляется обращение.
  2. Ниже прописывается название документа и номер.
  3. Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.
  4. Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает.
  5. В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность.

Пример написания служебной записки представлен в статье. Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги.

Нюансы

При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка. Образец этого документа примерный, в зависимости от ситуации могут быть дополнены некоторые пункты. Также важно знать нюансы написания:

  1. Составляется служебная записка на листе А4.
  2. При рукописном варианте используется синяя ручка.
  3. Если выбран электронный вариант, то шрифт выбирается тот, которым принято составлять документацию на предприятии.
  4. Левый отступ составляет 2,5 – 3,5 см, правый – 1,25 – 2,5 см.
  5. Верхние и нижние отступы равны не менее 2 см.

Какая бы форма написания ни была выбрана, пример написания служебной записки одинаковый. Рассматривают их тоже по общим правилам.

Электронный документ

Если в учреждении возможен обмен информацией с помощью электронных средств, включая электронную почту, то отправление записки будет проще. К преимуществам данного документооборота относят оперативность рассмотрения служебной записки.

Образец служебной записки в электронном виде такой же, как и при рукописном виде. Большой разницы нет. В основной части так же обозначается основная проблема или сложившаяся ситуация.

Отличием считается то, что не требуется обозначать адресата. Лицо, которому направляется обращение, вносится в строку «Адрес».

Если учитывать обмен документами, то в строке «Тема» надо обозначить, кому предназначено послание.

В оформлении электронной почты обычно есть подпись, которая будет вставлена в текст автоматически. Это экономит время, включая написание. Если на почте не получается идентифицировать отправителя, то в конце обозначается имя и должность.

При отправлении послания через электронную почту важно указывать оповещение о прочтении сообщения. Уведомление будет служить подтверждением, что служебная записка была отправлена в конкретное время.

На что надо обратить внимание?

При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов:

  1. Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
  2. Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
  3. При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
  4. Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
  5. При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба. Такой документ составляется начальником отдела.
  6. При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц.
  7. Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.
  8. Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название.

Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.

Рассмотрение

После написания документа его регистрирует ответственное лицо. Затем он поступает на рассмотрение, а потом отправляется адресату. Последний должен поставить резолюцию, например, «Исполнено» или «Отклонено». Четких требований закона к написанию служебных записок нет, но все же необходимо включать все пункты.

Для небольшого предприятия этот документ может считаться лишней формальностью, которая отнимает силы и время. Но в крупной организации, где трудится много сотрудников, есть отделы, записка может быть помощником. Она будет письменным напоминанием о взаимодействиях между отделами.

Халатность в отношении составления записки может привести к лишней трате времени, ведь придется выяснять какие-либо обстоятельства, искать виновных в появившихся проблемах. Поэтому на каждом предприятии важно ответственно относиться к написанию документа. Это позволит грамотно организовать работу и не тратить время на выяснение различных проблем.

Источник: .ru

Источник: https://monateka.com/article/264114/

ФОП-Юрист
Добавить комментарий