Опись документов — составляем образец

Опись документов для налоговой: образец заполнения бланка

Опись документов — составляем образец

Технический прогресс модернизирует систему делопроизводства, но в государственных структурах «бумажный кодекс» по-прежнему имеет существенный вес. Среди множества канцелярских премудростей к важным составляющим относится опись.

Перечень справок и квитанций не только подтверждает факт предоставления, но и исключает их дублирования в будущем по запросу компетентных органов.

О том, как грамотно составить опись документов для налоговой, образец ее заполнения и особенности подачи — читайте далее.

Опись документов для налоговой: образец

Целесообразность составления описи

Каждый поступивший в ИФНС документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.

Опись содержит информацию о наименовании документов, их количестве и дате предоставления. Она систематизирует хранение поступающих бумаг и является главным справочным пособием по поиску.

Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.

Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к. избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле

НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:

  • налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
  • административный — от 300 до 500 рублей.

В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово.

Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.

Бланк для заполнения

Представители налоговых органов обязаны хранить поступающие к ним документы, осуществлять проверку и вести учет.

Стандартизированного бланка для составления описи не разработано: реестр разрешено заполнять на обычном листе А4. В правом верхнем углу вносятся данные о получателе — начальнике ИФНС, а в основной части документа перечисляются наименования документов.

Скачать бланк для заполнения

Рядом с каждым документом следует обозначить:

  • количество листов и экземпляров;
  • копия или оригинал;
  • наличие печати.

Завершает опись подпись налогоплательщика

Желательно попросить расписку, заверенную подписью сотрудника, получившего документы.

Скачать заполненный образец по имущественному вычету

Отправка документов по почте

Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.

Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.

Скачать бланк формы

В пустующие графы необходимо внести следующие данные:

  • тип отправления: ценное письмо;
  • имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
  • полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
  • подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
  • печать почтового отделения.

Один экземпляр остается у отправителя, а второй прикрепляется к пакету документов

Таблица 1. Порядок отправки документов по почте

 Описание
Шаг 1 Конверт принимается в открытом виде.
Шаг 2 Работник почты инспектирует содержимое на предмет соответствия реестру, указанному в описи.
Шаг 3 Курьер проверят корректность заполнения графы адрес, подписывает и проштамповывает бланк.
Шаг 4 Ввиду того, что опись вложения предусмотрена исключительно для ценных писем, обязательным пунктом является указание стоимости содержимого. Оценивать следует каждый документ в отдельности. С итоговой суммы будет удержан страховой взнос в размере от 3 до 4%. Налогоплательщику предоставляется возможность поставить прочерк в графе «Стоимость» и не оплачивать страховку, но в случае потери письма по вине почтового отделения, отправителю не удастся получить компенсацию.

Средняя стоимость отправки ценных писем равняется 20 рублям за 10 г документации.

— Правильная почтовая опись

Евгений Панкратовглавный редактор

Источник: https://nalog-expert.com/obraztsy-dokumentov/opis-dokumentov-dlya-nalogovoj-obrazets.html

Как составить опись документов

Опись документов — составляем образец

Процедура составления описи документов – довольно-таки хлопотное и кропотливое дело. Крупная организация не может обойтись без грамотно составленного реестра документов. Поэтому возникает много вопросов о том, как составить опись документов. Постараемся решить возникающие проблемы.

В архивоведении существует несколько понятий описи документов:

  • Внутренняя опись.
  • Опись структурных подразделений.
  • Опись документов для постоянного хранения.

Списки передаваемых дел нужны для модернизации справочной системы, переработки некачественно описанных списков документов. Крупные компании ведут учет для оперативного и исчерпывающего поиска требуемой информации.

Внутренняя опись

Список для внутреннего пользования необходим для более полного учета документов временного (до 10 лет) и постоянного пользования. Сюда включаются:

  • Черновики.
  • Документы, в которых не раскрывается смысл из названия заголовка.
  • Судебные дела.
  • Личные и особо ценные бумаги.

Список документов для внутреннего пользования в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись. Она содержит информацию о количестве законченных дел, содержащихся в списке, и количестве листов в самой описи. Вся информация прописывается цифрами и словами. Подписывает список исполнитель.

Список документов в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись с информацией о количестве дел и листов в описи.

Бывает, что дело прошивается и подписывается без внутренней описи. Тогда список для внутреннего пользования подклеивают к обложке дела с обратной стороны. Иногда перечень документов меняется.

Тогда все движения отображаются в столбце «примечания». Там указываются все ссылки на нормативные документы.

Если того требует необходимость, можно составить новую опись и прикрепить к уже имеющейся с соответствующей пометкой.

Опись структурных подразделений

Существует единообразная форма для описи структурных подразделений и итоговой описи. Для каждого вида хранения делают отдельные списки документов, а именно:

  • Для постоянного хранения.
  • Для временного хранения (на 5 лет и больше, на 10 лет и более).
  • По составу личных документов.

Пример создания описи документов для постоянного хранения будет содержать следующие элементы:

  • Описания передаваемых дел.
  • Итоговая запись.
  • Лист-заверитель.
  • Дополнительная информация к списку передаваемых дел.

Образец (пример) описи документов можно скачать здесь.

Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы. Для создания описи документов используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля:

  • Порядковые номера документов.
  • Индексы
  • Даты.
  • Заголовки документов.
  • Номера листков дела.
  • Заметки и примечания.
  • Пометки об особой важности документа (при необходимости).
  • Пометки о сроке хранения документа.

Стандартное оформление таблицы выглядит так:

Индекс дела Наименование дел Дата Кол-во листов Примечания
1 2 3 4 5 6
1 03-15 Документы, содержащие управленческую информацию (планы, аргументация, деловая переписка). 05.06.2010 -12.08.2010 209

Источник: https://zhazhda.biz/base/kak-sostavit-opis-dokumentov

ФОП-Юрист
Добавить комментарий