Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить?

Содержание
  1. Расчет и порядок выплаты суточных при командировках в 2019 году
  2. За какой период выплачиваются суточные
  3. Расчет суточных при командировке в 2019 году
  4. На что выдаются суточные в командировке
  5. Другие выплаты командировочному лицу
  6. Что входит в командировочные расходы в 2019 году
  7. Общие положения о командировках сотрудников в 2019 году
  8. Понятие суточных и командировочных расходов
  9. Особенности выплаты суточных при различных видах командировок
  10. Налогообложение суточных выплат сотрудникам
  11. Перечень документов, подтверждающих командировочные расходы в 2019 году
  12. Пример расчета суточных при командировке в 2019 году
  13. Что входит в суточные: пояснения по всем вопросам
  14. Что входит в понятие суточные и зачем они нужны
  15. Разновидности суточных
  16. Порядок расчета и выплаты суточных
  17. Суточные и бухгалтерия
  18. Суточные при заграничных поездках
  19. Суточные при однодневных командировках
  20. Суточные в выходные и нерабочие дни
  21. Суточные и налогообложение
  22. Заполнение авансового отчета
  23. Отмена суточных в России
  24. Варианты компенсации командировочных расходов
  25. Какие затраты предстоят
  26. Расчет командировочных
  27. Смета расходов при заграничной командировке
  28. Расходы при поездках за рубеж

Расчет и порядок выплаты суточных при командировках в 2019 году

Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить?

Суточные на время командировки – это денежные средства, которые работодатель платит работнику на личные нужды в командировке. В статье рассмотрим, как выплачиваются суточные в командировках в 2019 году.

За какой период выплачиваются суточные

Срок командировки – это период, который начинается с даты выезда и заканчивается датой прибытия (Положение о командировках №749 от 13.10.08г.).

Длительность этого периода определяется работодателем в зависимости от производственной необходимости. Максимальный срок командировки по ТК РФ не установлен, но и в бессрочную поездку работника отправить нельзя.

Допускается командировка сроком в один день (как происходит оплата суточных за один день командировки, читайте в этой статье)

Началом командировки считается дата выезда, а не день, когда сотрудник приступил к своим обязанностям. Если сотрудник отбыл 1 апреля в 23.55, то началом будет считаться именно 1 апреля.

Если выезд припадает на выходной или праздничный день, то это рассматривается как работа в нерабочий день с соответствующей оплатой. Об оплате выезд в командировку в выходной день читайте на нашем сайте https://otdelkadrov.online/6599-nyuansy-oplaty-komandiroi-v-vyhodnye-dni

В ситуации, когда отдаленность места командировки позволяет сотруднику ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. Целесообразность ежедневной поездки решает работодатель в каждом отдельном случае.

Расчет суточных при командировке в 2019 году

Размер суточных в командировках в 2019 году может быть любым. Он фиксируется в коллективном договоре и другими внутренними документами, если иное не указано в Трудовом Кодексе. Размер суточных разный для командировок внутри и за пределами страны. Также их размер отличается для разных стран.

В случае превышения указанного размера суточных с разницы удерживается НДФЛ.

Начисление суточных в командировке осуществляется:

  • За все дни пребывания в командировке, в том числе за припавшие на этот период выходные и праздничные дни, а также за дни, потраченные на дорогу (включая дни задержки, если она произошла не по вине командировочного лица). Кроме того, выходные оплачиваются в двойном размере.
  • За период нетрудоспособности, если она наступила во время командировки.

Командировочные за период, когда сотрудник находился заграницей, выплачиваются в валюте этой страны. Сотрудник не должен самостоятельно производить обмен валюты.

На что выдаются суточные в командировке

Суточные командировочному сотруднику выдаются на личные нужды. Он их может тратить по своему усмотрению.

Работодатель не может требовать от сотрудника никаких документов, подтверждающих трату суточных средств. В авансовом отчете по командировке 2019, который сотрудник обязан оформить по возвращению из командировки, суточные указываются одной строкой, без предъявления дополнительных документов.

Другие выплаты командировочному лицу

Кроме суточных, работодатель обязан оплатить сотруднику следующие расходы:

  1. Проезд. К нему относятся затраты на любой вид транспорта, которым сотрудник добирался до места командировки, в том числе общественный транспорт внутри населенного пункта. Также работодатель компенсирует расходы на оформление проездных документов.
  2. Оплата жилья, за исключением того, когда сотруднику предоставляется бесплатно служебное помещение. За счет организации возмещаются расходы, если в дороге была вынужденная остановка с необходимостью поселения.
  3. Услуги связи (только если это было предварительно согласовано с работодателем).

При командировке заграницу дополнительно работодатель обязан оплатить:

  1. оформление загранпаспорта и визы;
  2. консульские сборы и сборы в аэропортах;
  3. сбор на въезд и выезд автомобильного транспорта;
  4. медицинскую страховку;
  5. другие обязательные платежи при въезде и нахождении на территории конкретного государства.

Рассмотрим пример расчета суточных в видео ниже:

Перед командировкой сотруднику должен быть выдан аванс. После завершения командировки он заполняет отчет в течение трех дней и предоставляет подтверждающие документы.

Если аванс не был израсходован, остаток излишних средств сотрудник возвращает работодателю. Если же авансовых средств было недостаточно для всех командировочных расходов, работодатель обязан сделать доплату.

Подтверждающими документами являются:

  1. билеты на транспорт;
  2. документы, подтверждающие оплату проживания (например, счет из гостиницы);
  3. копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
  4. командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии.

Также за весь период командировки сотрудник получает среднюю заработную плату.

Источник: https://otdelkadrov.online/6645-chto-vhodit-v-sutochnyh-pri-komandirovke-poryadok-ih-nachisleniya-vyplaty

Что входит в командировочные расходы в 2019 году

Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить?

— Организация бизнеса — Кадры — Что входит в командировочные расходы в 2019 году

Многие должности в коммерческих и бюджетных организациях связаны с регулярными деловыми поездками.

Командировки могут осуществляться в пределах страны, а также назначаться в зарубежные страны. В обоих случаях возникает некоторая дополнительная нагрузка на финансовое состояние командируемого лица.

В связи с этим трудовое законодательство РФ обязывает компании возмещать командировочные расходы, которые несет сотрудник, находясь в деловой поездке.

Общие положения о командировках сотрудников в 2019 году

Исходя из ст. 166 ТК РФ, командировкой считается деловая поездка подчиненного по распоряжению нанимателя на определенный период времени с целью исполнения ряда служебных задач вне постоянного рабочего места.

К особенностям командировки можно отнести следующее:

  1. Деловая поездка должна обуславливаться производственной необходимостью.
  2. В подобную поездку может направиться только то лицо, которое осуществляет профессиональную деятельность на основании трудового соглашения, а не договора ГПХ.
  3. Командировкой не будет признаваться деловая поездка субъекта, если в трудовом соглашении отмечено, что его работа носит разъездной характер или деятельность осуществляется им в пути.
  4. Периодичность командировки должна быть разумной, однако, она никак не регламентируется отечественным законодательством.

ТК РФ выделяет особые категории граждан, которые не могут быть направлены в командировки:

  1. Сотрудницы, трудящиеся на основании трудового соглашения, которые ожидают появление на свет ребенка.
  2. Несовершеннолетние работники, официально трудоустроенные в компании. Однако, выделяют особые направления деятельности, при которых командировки для лиц, не достигших 18-ти лет, являются правомерными. Например, творческие профессии (актеры, поэты, писатели, спортсмены).
  3. Субъекты, исполняющие свои должностные обязанности на основании ученического соглашения.

Также необходимо выделить категории граждан, которых можно направлять в командировки только с их письменного согласия:

  1. Сотрудницы, осуществляющие свою трудовую деятельность на основании соглашения, которые имеют несовершеннолетних отпрысков.
  2. Работники, которые самостоятельно воспитывают ребенка (родители-одиночки), не достигшего пятилетнего возраста.
  3. Трудоустроенные лица, на чьем попечении числятся отпрыски с ограниченными возможностями. Также подразумеваются субъекты, осуществляющие уход за родственником, который нуждается в медицинском уходе (недееспособные граждане, инвалиды).
  4. Служащие, имеющие определенную категорию инвалидности, если деловая поездка нарушит курс реабилитации или повредит здоровью (например, командировка в город с жестким климатом).

По состоянию на 2019 год только два документа являются ключевыми при регулировании вопроса командировочных поездок:

  1. Распоряжение управленца. Предполагается бумага, в которой обозначаются все сведения о поездке подчиненного (направление, периодичность и т.п.). Зачастую подобный приказ оформляется по форме Т9. Однако также правомерно составить его в вольной форме на фирменном бланке компании. Основное требование к бумаге ─ наличие печати и подписи руководителя фирмы.
  2. Авансовый отчет. Предполагается, что в данную бумагу сотрудник внесет сведения о понесенных затратах и, вместе с оправдательными документами, предоставит в бухгалтерию компании с целью дальнейшего получения компенсационных выплат.

Именно на основании перечня командировочных расходов должен заполняться авансовый отчет. Сотруднику крайне важно знать, какие именно издержки следует включать в документ, иначе руководство фирмы в дальнейшем может не возместить понесенные траты.

Понятие суточных и командировочных расходов

Когда сотрудника направляют в деловую поездку, он вправе рассчитывать на получение целого ряда выплат. В связи с этим часто возникает вопрос: суточные и командировочные, в чем разница?

Уместно выделить перечень выплат, положенных работнику при командировке:

  • заработная плата, назначаемая субъекту за каждый день пребывания в командировке;
  • суточные выплаты, покрывающие издержки на оплату регулярного питания сотрудника и аренды жилья, а также ряда повседневных потребностей, которые обусловлены производственной необходимостью.

Приведенный перечень выплат принято называть командировочными расходами. Более детально необходимо остановиться на такой категории, как суточные, так как именно с этой группой выплат наиболее часто возникают трудности.

Суточными считаются дополнительные выплаты сотруднику, помимо основной заработной платы, которые призваны компенсировать командировочные расходы, понесенные гражданином в течение пребывания в поездке. Практика демонстрирует, что подобные выплаты обеспечиваются субъекту, если он пребывал в командировке более 1 дня (то есть при условии, что лицо не вернулось домой на ночь).

К суточным относятся такие виды расходов в командировке:

  1. Проживание в другом населенном пункте, которое подразумевает аренду жилой площади (как комнаты в отеле или места в хостеле, так и полноценной квартиры).
  2. Регулярное питание в столовых или кафе. Также к данной категории относится покупка продуктов в супермаркетах. При этом, все чеки на приобретение еды в подобных магазинах необходимо сохранять.
  3. Перемещение по городу посредством общественного транспорта. К нему относятся не только троллейбусы и автобусы, но также такси, самолеты, корабли и т.д.
  4. Затраты на деловой обед с контрагентами, если он носит характер производственной необходимости и предположительно наладит связи фирмы, в которой числится командируемое лицо.
  5. Прочие издержки, которые управленец сочтет уместными к возмещению.

Практика демонстрирует, что основные трудности заключаются в порядке определения прочих издержек и лимита, в пределах которого возмещаются все остальные затраты.

Помимо законодательно установленных отметок суточных, которые не подвергаются налогообложению, в компаниях местными нормативными актами определяются границы, в соответствии с которыми должна происходить компенсация затрат.

Наличие подобных ограничений существенно упрощает процесс расчетов с работником и последующих выплат.

Особенности выплаты суточных при различных видах командировок

Компенсационные суммы по факту понесенных издержек в командировке полагаются каждому подчиненному, который был направлен в деловую поездку. Расчет подобных сумм осуществляется, исходя из количества дней, проведенных гражданином в другом городе или стране.

объемы возмещений положены субъекту не только за рабочие дни, но также за выходные, праздничные и вынужденные простои в дороге.

Порядок компенсации затрат при командировке заключается в следующем:

  1. Наниматель оповещает подчиненного о существующих правилах выплаты суточных, а также об установленных лимитах.
  2. Субъект направляется в деловую поездку, где расходует средства в соответствии с полученной информацией об установленных лимитах.
  3. По факту возвращения в родной город сотрудник оформляет отчет, к которому прикладывает все сохраненные оправдательные документы. В частности, билеты на транспорт, чеки из супермаркетов, квитанции из отелей и т.д.
  4. Суточные затраты умножаются на число дней, которые работник провел в деловой поездке. Затем, с учетом зарплаты лица за соответствующее количество времени, сотруднику обеспечиваются компенсационные суммы.

Также уместно обратить внимание на особенности заграничных командировок. Исходя из ПП РФ № 12 от 09.01.2014г., объемы суточных выплат варьируются в зависимости от страны, в которую направляется командируемый субъект.

ПП РФ № 12 обязателен к использованию в бюджетных учреждениях.

В свою очередь, коммерческие организации применяют данный норматив в качестве рекомендательного и могут устанавливать особые правила для сотрудников при деловых поездках за границу в локальных правовых актах.

Положения современного законодательства не определяют минимального и максимального периода нахождения субъекта в деловой поездке.

Поэтому принято считать, что командировкой признается даже один день, проведенный в другом городе ввиду производственной необходимости, если при этом субъект вынужден нести затраты на оплату места ночлега.

За один подобный день управленец, тем не менее, должен выдать подчиненному компенсационные суммы в соответствующих объемах.

Налогообложение суточных выплат сотрудникам

В соответствии со ст. 217 НК РФ определены максимальные объемы суточных, которые не подвергаются налогообложению НДФЛ. В частности, лимиты представляют собой такие суммы:

  • если деловая поездка не выходит за границы России, максимальный предел суточных фиксируется на отметке 700 руб.;
  • в условиях, если поездка ‒ заграничная, максимально возможные суточные составляют 2500 руб.

Так, если суточные выплаты составили, например, 500 руб. и 1700 руб.

соответственно, то данные суммы (так как они меньше лимита) не будут отражаться в налоговой отчетности и, как следствие, с них не будет взиматься подоходный налог. Однако, если объем суточных был, например, 900 руб.

и 3100 руб. соответственно (то есть, больше установленной границы), то сумма превышения вносится в налоговую отчетность и с нее уплачивается НДФЛ.

Начисление или не начисление налога осуществляется в последний день месяца, в котором сотрудник подал соответствующий отчет. Объем налога удерживается из общей суммы выплат. В условиях, когда НДФЛ начисляется, он должен отражаться в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Помимо этого, начиная с 2017 года, сумма суточных, превышающая лимит, также должна учитываться при исчислении социальных взносов в фонды, исключая фонд травматизма. Все данные расчеты бухгалтер также осуществляет по факту завершения месяца.

Принимать во внимание данные лимиты при расчете налога на прибыль не обязательно.

Также важно отметить размер суточных для служащих бюджетных структур. Исходя из ПП РФ № 812 в редакции от 29.12.2016г., объем средних суточных для бюджетного сотрудника составляет всего 100 руб.

Перечень документов, подтверждающих командировочные расходы в 2019 году

По факту возвращения из деловой поездки сотрудник должен оформить соответствующий отчет и приложить к нему целый ряд документов, которые бы доказывали правомерность дальнейших компенсационных выплат в связи с его тратами.

В частности, к подобным оправдательным документам могут относиться:

  • бумаги, доказывающие, что субъект снимал жилплощадь. Предполагаются счета по оплате номера в гостинице, квитанции об оплате отеля, соглашение об аренде квартиры или комнаты. Во всех указанных документах обязательно должно фиксироваться количество дней, проведенных сотрудником на съемных апартаментах, а также стоимость одного дня подобного проживания;
  • бумаги, доказывающие, что субъект доехал до места назначения и обратно. Подразумеваются билеты на различные виды транспорта (поезд, авиабилеты и т.д.), чеки на обеспечение командируемого лица набором постельного белья и т.п.;
  • билеты на проезд в общественном транспорте, включая такси, если того требует производственная необходимость;
  • служебная записка, составленная сотрудником, которая доказывает траты на топливо для автомобиля. К данной записке также необходимо приложить чеки с заправки. Подобное характерно для лиц, которые в командировке используют личный автомобиль;
  • в случае, если сотрудник утрачивает или подвергает порче какой-либо оправдательный документ, он должен составить соответствующую служебную записку, где будет отражен обозначенный факт;
  • бумаги, удостоверяющие прочие затраты. Подразумеваются чеки из камер хранения, квитанции провайдера интернета или мобильной сети.

Пример расчета суточных при командировке в 2019 году

Определившись с тем, что входит в командировочные расходы в 2019 году, необходимо ознакомиться с порядком расчета данных выплат.

Пример 1. Сотрудник ООО «Маяк», Иванов И.И., был направлен в командировку из Москвы в Калининград на период 14 дней. Объем суточных для командировок в пределах РФ в ООО «Маяк» составляет 650 руб.

Так, объем суточных для Иванова составит 9100 руб. (14 дней * 650 руб.).

Несмотря на то, что на протяжении этих двух недель выпадают две пары выходных, они, тем не менее, учитываются как рабочие дни, и оплата производится в полном объеме.

Пример 2. Сотрудник ООО «Маяк», Иванов И.И., был направлен в командировку из Москвы в Прагу на тот же период ввиду производственной необходимости. В ООО «Маяк» суточные для заграничных командировок фиксируются на отметке 2700 руб. Порядок расчета в подобных обстоятельствах будет выглядеть так:

  1. 2700 ─ 2500 = 200 руб. Данная сумма будет подвержена налогообложению НДФЛ.
  2. 200 ─ 13% = 174 руб. Сумма суточных за минусом НДФЛ (200 * 13% = 26 руб.).
  3. Объем суточных составит: (2500 + 174) * 14 = 37.436 руб. за две недели командировки в Праге.
  4. НФДЛ в бюджет должен перечислиться в таком размере: 26 руб. * 14 дней = 364 руб.
  5. Также дополнительно с объема превышения суточными средствами установленного лимита (в данном случае ─ 200 руб.), ООО «Маяк» должно будет самостоятельно оплатить взносы в ПФ РФ и соцстрах.

Таким образом, командировочные расходы в 2019 году включают целый ряд затрат командируемого лица. Обеим сторонам трудового соглашения рекомендуется быть ознакомленными с общими правилами оформления деловых поездок и дальнейшего предоставления компенсационных выплат. (36 голос., 4,70 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/chto-vhodit-v-komandirovochnye-rashody.html

Что входит в суточные: пояснения по всем вопросам

Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить?

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Оплата труда > Что входит в суточные: пояснения по всем вопросам

Лицо, направленное выполнять задание по командировке, обеспечивается денежной суммой на различные расходы. Этот вид денежных выплат имеет особенность: фактически он нигде не документируется.

Из-за этого возникают нюансы, которые требуют разъяснения. В рамках этой статьи предоставлена подробная информация, касающаяся регулирования выплаты и размера начисления суточных.

Информация актуальна на 2017 год.

Что входит в понятие суточные и зачем они нужны

Суточные – деньги, выдаваемые сотруднику организацией, сумма которых начисляется из расчета предполагаемых расходов за сутки. Суточные являются частью командировочных расходов. Трактовка термина дана и закреплена в Верховном суде.

Командировка

Работодатель обеспечивает финансирование дополнительных расходов, в которых будет нуждаться сотрудник, отбывший в служебную поездку. Сотрудники получают суточные на каждую командировку, это регулируется законодательством. Проще говоря, это карманные деньги, которые выдаются сотрудникам их работодателем на время выполнения командировочного задания.

Эти дополнительные расходы включают:

  • покупку билетов для общественного транспорта
  • деньги на покупку продовольствия
  • иные личные потребности работника

Разновидности суточных

Классификация

Суточные будут получены сотрудником перед предстоящим направлением в командировочную поездку. Трудовой Кодекс обязывает работодателя делать выплаты суточных.

Суточные выплачиваются:

  • при отправке своих сотрудников в местную или заграничную командировку
  • при постоянной работе в дороге, при постоянных полевых выездах, снаряжении в экспедицию или геологическую разведку
  • при нахождении сотрудника на занятиях для повышения квалификации

Порядок расчета и выплаты суточных

Точный размер суточных не отображен в Трудовом Кодексе и начисляется всякий раз в индивидуальном порядке. Размеры суточных меняются в каждой командировке. Все расходы работника, который едет в командировку, оговариваются заранее.

Закон не предусматривает лимит на установление максимального размера выплат суточных.

Однако:

  • В России максимальный размер суточных, с которого налог взыскан не будет, равняется 700 рублям.
  • При заграничных командировках – 2500 рублей.

Размер суточных будет зависеть от расчета иных предполагаемых затрат во время командировки. Пока сотрудник еще не поехал в командировку, подсчитывается количество суток, которое займет выполнение командировочного задания. Началом командировки будет считаться отбытие с места работы. Время, затраченное на путь до вокзала, аэропорта, автовокзала, входит в командировочное.

Суточные и бухгалтерия

Срок любой командировки будет подтверждаться документами проездного характера, которые предъявляются бухгалтерам, когда сотрудник закончит поездку и вернется на постоянное место работы. Кроме этого, работник предоставляет отчет по авансу. Суточные сотрудник не получит до того, как работодатель составит распоряжение о поездке сотрудника в командировочную поездку.

Учет суточных

С 2015-го года для подтверждения делового предназначения будущей командировки более не нужен прежний пакет документов. Теперь выплаты суточных декларируются согласно внутреннему порядку компании и прописываются только в приказе о направлении сотрудника в командировочную поездку.

Учет всех расходов, произведенных из выданных сотрудникам суточных, фиксируется в авансовом отчете, который заполняется сотрудником, приехавшим из командировки.

Перед поездкой сотрудник заполняет заявление, в котором запрашивает получение финансов на личные нужды. После заполнения заявление подается в бухгалтерию.

Заявление должно иметь на себе подпись главного бухгалтера, начальника организации и самого командируемого сотрудника.

Суточные при заграничных поездках

Валюта, в которой выдаются суточные для иностранного командировочного задания, определяется самим работодателем. Суточные, полученные в валюте, переводятся в рублевый эквивалент курса ЦБ (по последнему дню месяца), в котором утверждается авансовый отчет.

Вернувшись, сотрудник (не позднее десяти дней после прибытия) должен предъявить авансовый отчет. В отчете должны быть отмечены следующие положения:

Командировка заграницу

  • все документы, которые фиксируют трату выданных денег (чеки, расписки и т.п.)
  • отчет, в котором подробно описаны все действия, связанные с выполнением командировочного задания
  • отсканированная страница загранпаспорта с таможенными отметками

Суточные выдаются сотруднику в виде аванса, который вычисляется по командировочной смете. Размер суточных, которые выдает коммерческая организация, определяется ей самой, но ниже законодательно установленного минимума он в любом случае не будет.

Суточные начисляются по заграничным нормам сразу после отбытия из России. Эта формальность действует и в обратную сторону. День изменения суммы денег, которую дают в качестве суточных, определяется по штампу в паспорте на границе.

Неизрасходованные денежные средства должны быть возвращены в кассу предприятия.

Суточные при однодневных командировках

Выдача суточных для поездок на сутки и менее до сих пор окончательно не урегулирована. Работодатель может выдавать сотрудникам деньги при однодневных командировках, если это подтверждено и закреплено коллективным договором. Тогда суточные будут считаться иными расходами, делать которые позволил сам работодатель.

Оплата суточных

Если сотрудник, пребывая в однодневной командировке, каждый день имеет возможность приехать на место проживания, работодатель имеет законные основание суточные не платить. Этот нюанс регулируется Положением номер 749. Но если сотрудник и работодатель договорятся, суточные могут быть выплачены в меньшем размере или вовсе заменены единоразовой надбавкой к зарплате.

Работодатель может посчитать сумму выплаты суточных незначительной и задним числом включить их в состав других командировочных расходов. В случае спорной ситуации работодатель может мотивировать невыплату суточных при командировочных поездках менее суток тем, что сотрудник не нуждается в оплате жилища.

При однодневных командировках или рабочих поездках в другую страну суточные сотрудник получит в размере 50% от размера, отраженных во внутренних нормативах организации. Выплата производится в валюте той страны, куда направлен сотрудник.

Суточные для однодневных поездок все еще вызывают спорные ситуации. Работодатель нередко старается удержать суточные и лишить их сотрудников, по-разному это мотивируя. Знание сотрудниками соответствующих глав Трудового Кодекса поможет им в решении этой задачи в свою пользу.

Суточные в выходные и нерабочие дни

Суточные начисляются и за выходные дни, попавшие на срок командировки. Сотрудник их получит в любом случае, даже если он в командировочный выходной не работает. Хотя такие выплаты и регулируются трудовым законодательством размер и сроки начисления могут регулироваться внутри предприятия, согласуясь с ее внутренним нормативным распорядком.

Работа в выходные

Оплате полежит не только работа и отдых во время выходных, проведенных в командировке. Сотрудник получает льготы при отбытии в командировку по выходным и в том числе нерабочим дням:

  • выплаты суточных производятся по двойному размеру
  • за каждый выходной или нерабочий день, проведенный без начисления суточных, сотрудник заслуживает внеочередной оплачиваемый работодателем выходной

Суточные на выходные тоже могут спровоцировать конфликтную ситуацию с начальством. Но здесь ситуация разрешается проще, потому что закон будет на стороне работника.

Исключением может стать выплата суточных в нерабочие дни, назначенные внутренним регламентом компании. Это может быть выходной день по поводу праздника у одного из сотрудников, главы компании, юбилея основания компании и иных схожих случаев.

Если выдача суточных в такие дни не согласована нормативными актами компании, то ситуацию поможет решить арбитражный суд.

Суточные и налогообложение

С суточных, сумма которых превышает недекларируемую сумму в 700 и 2500 рублей (за местные и заграничные поездки соответственно), уплачиваются выплаты НДФЛ. Суточные нельзя считать доходом сотрудника. По этой причине суточные нельзя назвать доходом, облагаемым налогом по НДФЛ. Выплаты по суточным, превышающим беспошлинные нормы, будут учтены, когда будет определена налоговая база.

Налоги

Налогом в пределах законодательных норм также не облагаются выплаты, выданные вместо суточных. Например, при однодневной единоразовой командировке работодатель вместо суточных может выплатить сотрудникам денежное вознаграждение.

При составлении налоговой базы нужно помнить, что суточные, выплаченные сотрудникам для любых нужд, являются подотчетной суммой. До окончательного утверждения начальником авансового отчета суточные не являются расходами работодателя. Соответственно, до подписания отчета, уплата налога при сверхнормативных суточных осуществлена быть не может.

Выплаты по НДФЛ со сверхурочных суточных не могут быть взысканы с сотрудника. Все неизрасходованные деньги отдаются назад, в кассу выдавшей их организации.

Многие организации, посылая своих работников в иностранную командировку, дают вместо суточных иные денежные компенсации. При этом НДФЛ удерживается полностью со всей суммы, не только в нормативных нормах.

Это рискованный для работодателя подход и рекомендуется прибегать к нему как можно реже. При налоговой проверке это будет отмечено как нарушение, выпишут штраф.

Дело в том, что в Постановлении правительства за номером 749 прямо указывается, что нужно выдавать сотруднику именно суточные.

Заполнение авансового отчета

При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.

Порядок заполнения авансового отчета:

Составление отчета

  • Первый пункт авансового отчета – название организации
  • Дата и номер отчета
  • Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
  • Означается причина составления отчета (служебная командировка)
  • В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
  • На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
  • Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет — кредита
  • Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает

Отмена суточных в России

Разговоры о том, что суточные, наконец, будут полностью отменены и при командировках в России их платить перестанут, ведутся уже давно.

Но постановление Минфина под номером 749, похоже, ставит жирную точку в этой истории. Суточные остаются только для заграничных поездок.

Бюджетные организации смогут сократить траты и сэкономить, ведь раньше им приходилось платить суточные всегда и всем.

Отношение работников и начальства к этой новости неоднозначное. С одной стороны, суточные и так могли быть заменены иными денежными компенсациями, и сотрудник не оставался без денег совсем.

С другой, в фирмах, где в нормативных актах этот момент вполне четко прописан, сотрудник окончательно лишается своих суточных.

Переписывание нормативных актов под новое постановление займет время и потребует затрат.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/oplata/chto-vhodit-v-sutochnye.html

Варианты компенсации командировочных расходов

Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить?

В каждой служебной поездке предстоят командировочные расходы. Отправляясь в служебную поездку вы, как правило, тратите деньги на покупку билетов, оформление визы или оплату проживания.

К этому можно добавить расходы на такси, оплату мобильной связи и многое другое. Возмещение командировочных расходов — обязанность работодателя.

Даже если сотрудник потратил свои средства, впоследствии ему обязаны вернуть деньги.

Какие затраты предстоят

После того как издается приказ об отправке сотрудника в служебную поездку (по форме Т9 или Т9а), необходимо зайти в бухгалтерию и получить аванс на покупку билетов, оформление визы или другие первичные траты.

Иногда оформляется командировочное удостоверение, куда записываются дата убытия и прибытия, все расходы на командирование.

Однако в последнее время эти бланки отменены и являются делом добровольным, то есть их можно и не заполнять.

При выдаче аванса из кассы составляется заявление на командировочные расходы, где указывается сумма и срок, на который она выдается. Образец этого документа можно скачать на нашем сайте. Точный размер аванса нигде законодательно не установлен, но выданной суммы должно хватить на оплату проезда до пункта назначения, оплату отеля. Сюда же входят и суточные.

В командировочные расходы включаются:

  • суточные (мелкие траты, оплата общественного транспорта, питания и т.п.);
  • оплата такси, другого транспорта и провоза багажа;
  • проживание в отеле или другом месте;
  • мобильная связь и Интернет;
  • траты на оформление загранпаспорта;
  • оплата бензина (если для поездок использовался автомобиль);
  • услуги переводчика (если требуются);
  • оплата страховок, консульских сборов за получение визы.

Оплата командировочных расходов происходит по возвращении в организацию или на предприятие.

Вернувшись из командировки в течение 3 дней нужно составить авансовый отчет о потраченных средствах, а также произвести окончательный расчет по выданным ранее средствам.

Если командированный потерял квитанции и чеки, работодатель вправе отказать ему в компенсации. Чтобы избежать подобного исхода, можно запросить копии утерянных документов в гостинице или авиакомпании.

Работодатель должен получить:

  • авансовый отчет и заполненное удостоверение;
  • чеки, квитанции об оплате отеля, билетов и т.п.;
  • отчет о выполненной в командировке работе (проведенной встрече, подписании договора).

Смета составляется с учетом всех понесенных расходов. Что входит в суточные командировочные расходы? Суммы, предназначенные для оплаты еды и других мелких трат, которые неизбежно возникают в поездках. Получая такие выплаты, сотрудник уже не должен брать чеки в каждом ресторане или кафе.

Иногда в суточные входят и траты на такси, если, например, нужно срочно добраться на деловую встречу или выехать в область.

Однако когда речь идет о крупных суммах, вы можете запросить у таксиста чек об оплате (он обязан выдавать его по требованию) и предъявить в бухгалтерию для компенсации. Если бухгалтер сочтет затраты на такси в командировке обоснованными, то компенсирует их.

Минимальная норма суточных и алгоритм их начисления часто заранее устанавливается локальными документами компании, например коллективным соглашением.

Расчет командировочных

Как рассчитать командировочные расходы? Сделать это довольно просто. Суточные возмещаются за каждый день, включая праздники, субботу и воскресенье, а также время в пути и период пребывания на больничном.

При их расчете бухгалтер отталкивается от среднего ежедневного заработка и минимальной нормы, установленной государством. Алгоритм расчета у каждой бухгалтерии свой, поскольку размер суточных может быть разным.

Например, в компании N могут брать за норматив 700 рублей и умножать его на количество дней в командировке. А в компании L все будет рассчитываться по-другому: сумму оплаты за день работы, например 1200 рублей, умножат на дни пребывания в поездке.

Для удобства составляется смета, где отражаются все расходы. Выглядит она в виде таблицы Excel с колонками затрат и итоговыми суммами.

Такая смета содержит:

  • персональные данные сотрудника;
  • дату начала и конца поездки;
  • виды расходов, суммы, нормативы;
  • итоговую сумму всех трат.

На эти суммы, так же как и на другие командировочные, не начисляются страховые взносы и налог на доходы физлиц, если они менее нормы: 700 рублей для России и 2500 рублей для заграничных поездок. Если сотруднику, например директору, начислены более крупные суммы, то они уже подлежат налогообложению.

Такие начисления положены, если поездка по своим срокам превышает один день. Рассчитанный по всем правилам объем суточных согласно смете должен покрывать все затраты во время поездки, которые не подлежат компенсации. К таким тратам, к примеру, относится не только оплата питания, но и проезд в местном транспорте.

Смета расходов при заграничной командировке

Смета командировочных в зарубежных поездках может отличаться от той, что формируется при командировках внутри страны. Во-первых, сумма суточных в этом случае гораздо выше. Во-вторых, компенсация будет на порядок больше за счет оформления более дорогих билетов, визы, а иногда и загранпаспорта.

В среднем расходы будут в 3,5, а иногда и 5 раз больше, чем при обычных служебных командировках по России. Отличается и формула начисления суточных.

Их можно оплачивать и при однодневных путешествиях (утром вылететь на встречу, провести переговоры и вечером вернуться). Просто в этом случае оплачивается только половина суточных — не 2500, а 1250 рублей.

Бесплатная круглосуточная поддержка юриста по телефону:

Мск +7 (499) 938-51-18, СПб +7 (812) 425-69-08, РФ 8 (800) 350-83-46 (звонок бесплатен)

Траты при поездке за границу делятся на следующие виды:

  • суточные в валюте;
  • расходы на обмен валюты;
  • консульские сборы при оформлении визы;
  • госпошлина при получении загранпаспорта или траты на посреднические услуги;
  • проживание, проезд, питание из расчета на более высокие цены, чем в России;
  • представительские траты (ресторан или зал для проведения переговоров и т.п.);
  • услуги переводчика или других консультантов;
  • оплата участия в конференции, мастер-классе, выставке;
  • хранение багажа, аэропортовые и другие сборы;
  • оплата услуг курьера, переносчика багажа;
  • мобильный, Интернет, сканирование, ксерокопирование.

Расчет командировочных в этом случае может осуществляться в иностранной валюте, что иной раз представляет определенные сложности. Учет валюты ведется в рублях по текущему курсу.

Если аванс был выдан в рублях, то валютные траты пересчитываются по курсу на дату платежа. Минимальная сумма суточных, которая не облагается налогом и взносами на соцстрах, — 2500 рублей.

Бывает и так, что за день въезда суточные начисляются в национальной валюте, а за день выезда — в иностранной.

Расходы при поездках за рубеж

Однако для каждой страны Министерство финансов установило свои нормы суточных и их предельные размеры для возмещения оплаты проживания. Эти нормативы отражаются в долларах и в евро. Самые высокие суммы суточных предусмотрены для Великобритании, Норвегии и других стран с высоким уровнем жизни. В среднем они составляют от 54 до 92 долларов или евро в сутки.

На компенсацию оплаты жилья возмещение расходов может достигать 70–200 долларов или евро и зависит от страны пребывания, а также того, меняет ли сотрудник рубли на валюту самостоятельно, оплачивая все соответствующие комиссионные сборы банков.

Иногда, особенно в случае, если в командировку едет руководство, выдается платежная карта, чаще всего VISA Gold, которая обеспечивает и определенные скидки.

Для отчета в банке просто берется распечатка на официальном бланке, где будет четко прописано, когда и где были совершены те или иные траты. Карта очень удобна, чтобы оплатить деловой ужин в ресторане или аренду конференц-зала, нужного для мастер-класса оборудования.

В этом случае командированный может не беспокоиться о ношении крупных сумм, арендовать камеры или банковские ячейки для их хранения.

Если было потрачено больше выданного, необходимо утвердить авансовый отчет и получить компенсацию. В случае недорасхода нужно будет внести деньги в бухгалтерию или ее удержат из заработной платы. Деньги могут быть сняты с зарплатной карты или удержаны при выдаче на руки.

Как и внутренние командировки поездки за рубеж подтверждаются специальным приказом руководства, авансовым отчетом и иногда служебным заданием. Командировочное удостоверение совершенно не обязательно оформлять. Во-первых, по закону этого уже не требуется, а во-вторых, в паспорте будет делаться отметка о пересечении границы, и бухгалтер сможет увидеть, сколько времени длилась поездка.

В случае потери или кражи средств, выданных на командировку, либо подтверждающих траты документов вопрос решается неоднозначно. Скорей всего, сотруднику придется потратить свои личные деньги. Фактически, если он не может подтвердить факт кражи, съема жилья и других расходов, работодатель может их и не возмещать.

Поэтому лучше сразу после происшествия обратиться в полицию и все задокументировать. Потом нужно взять справку о возбуждении дела или заблокировать корпоративную платежную карту.

Что касается документов (чеков и квитанций), то можно попробовать запросить их повторно. В этом случае есть шанс вернуть хотя бы часть потраченных на поездку средств.

Бухгалтер сможет сделать нужные проводки и к командированному больше не будет вопросов.

(24 5,00 из 5)

Источник: http://ImeetePravo.com/grafik/komandirovochnyie-rashodyi.html

ФОП-Юрист
Добавить комментарий