Авансовый отчет и образец его заполнения

Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Авансовый отчет и образец его заполнения

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Бланк авансового отчета используется для обоснования затрат сотрудников на определенные нужды фирмы. К ним относя хозяйственные расходы, покупка канцтоваров, а также командировочные.

Форма имеет две стороны, которые заполняет работник, прилагая подтверждающие расходные документы. Принимает отчет бухгалтер, вносит соответствующие отметки и передает на утверждение руководству. Рассмотрим подробный пример заполнения бланка авансового отчета и прочие особенности оформления.

Кто и когда оформляет отчет

Изначально определяется подотчетное лицо. Это работник, получающий средства для предстоящих расходов на нужды компании. Назначает его руководство, оформляя приказ, где должно быть указано Ф. И. О. сотрудника и повод для выдачи ему авансового платежа. Затем на руки выдается указанная сумма.

Деловая поездка

После совершения покупок или оплаты услуг, подотчетное лицо прикрепляет чеки и квитанции к заполненной форме и сдает в бухгалтерию. Существует также электронная версия документа, подготовить которую можно в программе, далее распечатать и сдать.

Если назначение аванса – командировочные расходы, то средства могут быть выданы согласно приказу об отправлении сотрудника в командировку. Сдавать авансовый отчет следует в первый же день выхода на работу после командировки.

Пример заполнения бланка командировочного авансового отчета

Командировка – это поездка в офис или филиал сторонних организаций с целью переговоров, подписания договоров, заключения сделок. А также существуют внутрисетевые командировки, решающие вопросы разных подразделений одной компании.

Командировка предполагает ряд расходов, особенно если пункт назначения находится в другом городе или стране. Поэтому командированному лицу предоставляют аванс. Подтвердить расходование средств нужно, подготовив авансовый отчет. Скачать бланк не составит труда, он имеет стандартную форму. А с заполнением разберемся на конкретном примере.

Поэтапная инструкция по оформлению

На лицевой стороне бланка заполняются следующие графы:

  • Название организации-работодателя
  • Число, месяц, год подачи отчета
  • Ф. И. О. составителя полностью
  • Занимаемая должность, номер по табелю
  • Цели, под которые был выдан аванс. В нашем случае: командировочные расходы

Остальные графы следует оставить для заполнения сотрудником бухгалтерии. Далее переворачиваем форму и переходим к описанию оправдательных документов: билетов, квитанций, чеков и прочее. На них необходимо проставить порядковые номера тем же образом, как это будет сделано непосредственно в отчете.

Составление авансового отчета

В графах с 1 по 6 обратной стороны листа вносим следующие данные:

  1. Проставляем нумерацию оправдательного документа.
  2. Дата выдачи чека.
  3. Его кассовый номер.
  4. Наименование расхода (что конкретно было оплачено: товары, билеты, услуги).
  5. Сумма к оплате по данному чеку в рублях.
  6. В шестой графе делается запись, когда оплата происходит в иностранной валюте.

Аналогично заполняются остальные пункты таблицы, если оправдательных документов несколько. Внизу вписываем итоговое значение.

Какие данные вносит бухгалтер

Принимающий сотрудник вписывает недостающие данные: порядковый номер отчета, сумма, выданная в качестве аванса, остаток от предыдущего платежа, номер кассовых документов, по которым дебетуются данные расходы. Плюс производит проверку: правильно ли совершены все расчеты, соответствуют ли прописанные суммы указанным в квитанциях.

Особенности оформления

Бланк имеет две стороны: лицевую и оборотную. Заполнив нужные пункты, форму передают в бухгалтерию. Подотчетному лицу выдается расписка о том, что документ и приложенные оправдательные квитанции приняты. В расписке ставится подпись принимающего, дата составления, итоговая сумма расходов, указывается, сколько чеков было приложено к форме.

Скачать образец авансового отчета [39.00 KB]

После проверки, бумаги передаются руководителю компании для утверждения. Он должен указать в бланке должность, поставить подпись с расшифровкой и дату. После этого бухгалтер переносит информацию в учетную программу, списывает сумму, обосновав расходы.

Далее бланк хранится в папке унифицированных форм № АО-1, подтверждающих кассовые операции.

Что происходит, если сумма расходов не совпадает с выданным авансом

В случаях, когда аванс израсходован не в полном объеме, оставшуюся его часть вносят в кассу, оформляя приходный ордер. Если имеет место перерасход средств, подотчетному лицу выдают разницу, заполняя соответствующий расходный документ.

Если сотрудник имеет задолженность перед организацией по предыдущему авансовому платежу, новый аванс не выдается до внесения недостачи. А также деньги не выдают в случаях, когда авансовый отчет и вовсе не был сдан.

Ответственность за несвоевременное предоставление отчета

Документ должен быть сдан своевременно в бухгалтерию организации, иначе происходит нарушение кассовой дисциплины. Действия в данном случае регламентированы статьей закона 15.1 КоАП РФ. Из нее следует, что ответственность за отсутствие отчета не предусмотрена, но нарушение фиксируется.

Таким образом, компания не будет оштрафована налоговиками, а ответственность за растраченные безотчетно средства полностью ложится на плечи руководства.

Допустимо вычесть сумму авансового платежа из заработной платы сотрудника, если растрата не была обоснована документально. При этом следует учесть ограничения на удержания, установленные статьей 137 ТК РФ. Работник, в случае несогласия с решением руководства об удержаниях средств, имеет право обжаловать это решение в суде.

Облагается ли налогом средства

Необоснованные растраты следует рассматривать, как задолженность работника перед работодателем. Погасить такой долг можно, составив авансовый отчет и подкрепив его оправдательными документами. Эта сумма не относится к доходам или вознаграждениям, выданным сотруднику. А значит, налоговой отчетности и страховым отчислениям она не подлежит.

Итак, разобраться с заполнением авансового отчета несложно, скачивание формы не займет много времени.

Важно своевременно заполнить и сдать документ сотрудникам бухгалтерии, приложив к нему оправдательные документы в полном объеме.

Соблюдение данных рекомендаций поможет сотруднику правильно отчитаться перед бухгалтером за командировочные и прочие расходы, избежав тем самым нарушения кассовой дисциплины.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/avansovyj-otchet-obrazets.html

Авансовый отчет – это… Авансовый отчет: образец заполнения

Авансовый отчет и образец его заполнения
Финансы 13 декабря 2017

Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки.

После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.

Выдача средств

Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

Сдача авансового отчета

Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.

Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона

Документ предоставляется в одном экземпляре.

Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:

  • Номер документа.
  • Дату заполнения авансового отчета.
  • Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
  • Табельный номер (при наличии).
  • Назначение аванса.

В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.

Оборотная сторона

Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:

  • Командировочное удостоверение.
  • Чеки ККМ.
  • Квитанции.
  • Товарные, транспортные накладные.
  • Счета-фактуры и пр.

Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.

Нюанс

На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной – 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.

Рекомендации для бухгалтера

Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу “Бухгалтерская запись” необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.

На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).

После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).

На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.

На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.

При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.

Утверждение руководителем и списание сумм

Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.

Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.

Запреты

Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.

Сроки хранения

Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.

На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.

В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.

Работа в “1С”

Авансовый отчет оформляется, как правило, на компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или “1С”. Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в “1С”.

Для работы нужно открыть документ “Авансовый отчет”. Его создают из вкладки “Производство” или “Касса”. В меню следует выбрать необходимый пункт.

После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку “Добавить”. Далее необходимо выбрать “Физическое лицо”.

После этого выбирается необходимый тип документа. Например “Выдача средств в кассах по РКО”. Далее откроется журнал ордеров. Здесь выбирается нужный документ.

В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.

После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на “+”, можно добавить новую позицию.

Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.

При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка “Оплата”. В графе “Прочее” отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.

Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку “Печать”.

Источник: .ru

Источник: https://monateka.com/article/263915/

ФОП-Юрист
Добавить комментарий